Fra: Reidar Conradi, IDI, NTNU, 19. des. 2005
Til: Universitetsavisa, medieseksjonen@adm.ntnu.no

"Skriver I Karle", til tross for FRIDA?

FRIDA-systemet er antikvarisk og tungvint å bruke. Hvorfor ble ikke lokal ekspertise konsultert ved innf|ring av nye datasystemer?

Det fremheves at vitenskapelig publisering, helst i tidsskrift, er viktig for NTNU. Hvorfor har man da et antikvarisk FRIDA-system for registrering av publikasjoner? Sjelden har et datasystem fått så mye ukvemsord blant brukerne i mitt lokalmiljø.

Ny instruks i 12. time

Til saken: Vi har for to uker siden (!!) fått beskjed om å omregistrere de fleste konferanseartiklene våre. Dette til tross for at vi har fulgt gjeldende instruks i 11 måneder i år. Siste beskjed er å registrere dem på en av tre måter:

  1. "Tidskriftpublikasjon/vitenskapelig artikkel", der det fins konferanserapporter i godkjent ISSN-serie, som f.eks. Springer LNCS, IEEE-konferanser o.a. Her forsvinner mesteparten av informasjonen om konferansested, tidspunkt osv.
  2. "Del av bok/kapittel", der det fins et ISBN-nummer i godkjent forlag som f.eks. Springer eller IEEE Press. Merk at boken først må registreres av en FRIDA-bruker (kanskje deg selv?) som vitenskapelig antologi - det duger ikke med et godkjent ISBN-nummer. Ja, FRIDA tillater ikke en gang leting basert på ISBN-numre. Men det burde ikke være den enkelte forskers plikt å "registrere" en allerede publisert bok på et internasjonalt forlag. Resultatet er kaos, med feilaktig og multippel registrering av bøker, f.eks. med forfatter som del av tittel, uten forfatter, feilskrevet tittel osv. Det er helt utrolig hva man kan finne.
  3. "Vitenskapelig foredrag", hvis alternativ 1 eller 2 ovenfor ikke passer. Dette var registreringsalternativet vi fikk beskjed om å bruke i årets 11 første måneder. Slike "gamle" innslag kan vi forsåvidt la stå, men de må uansett omregistreres som hhv. alternativ 1 eller 2 over for å være "tellbare" mot departementet (men FRIDA tillater ikke kryssreferanser mellom beslektede innslag). Det var tidligere i år mulig å oppgi ISBN-nummer her, men dette er nå fjernet uvisst av hvilken grunn.
Forslag til forenkling: tillat ISSN- og ISBN-numre under alternativ 3. Det bør dretter være en automatisk prosess å beregne "uttelling" (nivå 2, nivå 1 eller intet) ut fra ISSN- og ISBN-numre. Samtidig vil vi få en entydig, enkel og konsistent rapportering av konferanseartikler under alternativ 3.

Ikke noe nytt problem

Det er tid for sjelegranskning: FRIDA er ikke det eneste datasystemet som det har vært problemer med den siste tiden. Noen vil huske det nye lønnssystemet i 2000. Dette endte i havari, rettsak med leverandøren og til slutt forlik. Vi har det siste året fått en håndfull nye administrative datasystemer (Maconomy o.a.), de fleste med mangelfull dokumentasjon og forvirrende brukergrensesnitt - f.eks. samme informasjon på ulike steder på skjermen i ulike systemer. Det virker som all forskningsbasert innsikt ved utvikling av virksomhetskritiske datasystemer er satt til side. Kanskje kunne man brukt litt mer av IT-kompetansen som fins i nærmiljøet - som NTNUs faginstitutter, ITEA, eller SINTEF IKT?

Det må uansett være en oppgave fra politisk hold, dvs. rektor, å gripe fatt i alt dette. Målet må være organisasjonsmessig læring og forbedring, ikke refsing av interne syndebukker.

- reidar